مدیریت فرآیندهای کسب و کار

مديريت فرآيندهاي كسب و كار هنر و علم بررسی چگونگی انجام كارها در يك سازمان با رويكرد شناسايي و استفاده از مزيت‌ فرصت‌هاي بهبود و به منظور تضمين دستيابي به خروجي‌هاي مناسب و اهداف سازمان است.

در محیط پیچیده رقابتی امروزه، سازمان‌ها نیازمند بهبود کارایی و بهينه‌سازی عملیاتی فرآیندهای کسب و کار می‌باشند. بررسی‌ها نشان می‌دهد:
  • ۶۱ درصد مدیران عامل اعتقاد دارند که ساده‌سازی عملیاتی می‌تواند کلید ضروری برای موفقيت در آینده باشد.
  • ۹۱ درصد مدیران می‌گویند نیازمند ساختاردهی مجدد به شيوه‌هاي اجرایي كارها در سازمان‌شان هستند.
مديريت فرآيندهاي كسب و كار هنر و علم بررسي چگونگي انجام كارها در يك سازمان با رويكرد شناسايي و استفاده از مزيت‌ فرصت‌هاي بهبود و به منظور تضمين دستيابي به خروجي‌هاي مناسب و اهداف سازمان است. بهبود مدنظر شامل كاهش هزينه‌ها، كاهش زمان اجرا و كاهش نرخ خطا در هر يك از عمليات سازمان است. مديريت فرآيندهاي كسب و كار تنها به دنبال بهبود فعاليت‌هاي انجام شده توسط يك فرد نيست بلكه به دنبال مديريت كل زنجيره رخدادها و فعاليت‌ها و تصميماتي است كه در نهايت براي سازمان ارزش مي‌آفرينند.
مدیریت فرایندهای کسب و کار
مدیریت فرآیندهای کسب و کار به فناوری اطلاعات و کسب و کار این امکان را می‌دهد که تغییرات را بپذیرند و به شکل مداوم فرآیندهای کلیدی کسب و کار را بهینه کنند.
مدیریت فرآیندهای کسب و کار

خدمات مدیریت فرآیندهای کسب و کار زاوش

خدمات مشاوره شرکت زاوش، سازمان سنتی «واحد محور» را با استفاده از مفاهيم و اصول مدیریت فرآیند‌های کسب و کار تبدیل به یک سازمان مدرن «فرآیند محور» می‌کند. نتیجه این خدمات دستیابی به سازمانی با دیدگاهي کل‌نگر با قابلیت ارزیابی و برنامه‌ریزی خواهد بود. با توجه به چرخه عمر مديريت فرآيندهاي كسب و كار (مطابق شکل زیر)، مشاوران سيستم‌هاي پيشرفته زاوش با اجراي كل يا بخشي از مراحل اين چرخه به سازمان‌ها كمك خواهد نمود تا عملكرد خويش را بيش از پيش بهبود بخشند.
ازجمله مراحل ارائه مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
  • شناسایی و تعریف فعالیت‌هاي داراي ارزش افزوده در فرآیندهای کاری و تعریف و پیاده‌سازی فرآیندهايي كارا و اثربخش در سازمان
  • تحلیل و مدل‌سازی فرایندهای جاری؛ قواعد کسب و کار و شاخص‌های مرتبط با آنها به منظور تعریف حوزه‌های کلیدی تمرکز
  • برگزاری کارگاه بهبود عملکرد به منظور شبیه‌سازی بهبودهای مربوط به فرآیندهای آتی (TO BE) و ارائه دید نسبت به ابزار فناوری اطلاعات مناسب برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار

چگونگی اجرا

برای بسیاری از سازمان‌ها سوال است که چگونه فعالیت‌های مرتبط با مدیریت فرآیندهای کسب و کار را، با توجه به فقدان یک نقشه راه، آغاز نمایند یا چگونه به تلاش‌های قبلی در این حوزه سرعت بخشند و بر روي كارهايي تمركز كنند که اثرات بالقوه بيشتري در سازمان خواهد داشت. فعالیت مشاوره مربوط به ارائه چشم‌انداز و نقشه راه پيشنهادي مشاوران سيستم‌هاي پيشرفته زاوش در طول ۶ تا ۸ هفته به سازمان‌ها کمک می‌کند تا یک برنامه استقرار مدیریت فرآیندهای کسب و کار را به تصوير كشيده، برنامه‌ریزی نمایند تا آغاز فعالیت‌های مربوط به بهبود فرآیندهای کسب و کار میسر شود. در این مرحله یک طرح کسب و کار برای پياده سازي برنامه‌ها به همراه برنامه زمانی و هزینه‌ها و منافع ایجاد می‌شود. مراحل اجرا مدیریت فرایندهای کسب و کار
در جریان ایجاد چشم‌انداز و نقشه راه مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمانها، خروجی‌هایی به شکل گزارش‌ها و مدل‌های متناسب‌سازی شده که با به‌روش‌ها (Best Practices) ترکیب شده است به مشتریان ارائه می‌شود که از جمله می‌توان به این موارد اشاره کرد:
  • مدل فرآیندی جاری (AS IS)
  • مدل فرآیندی آتی (TO BE)
  • مدل مفهومی سیستم اطلاعاتی
  • گزارش یافته‌ها و پیشنهادات مدیریت
  • برنامه کاری با جزئیات برای فاز اول پیاده‌سازی
در کنار کمک به ایجاد چشم‌انداز و نقشه راه اجرای فرآیندهای کسب و کار، زاوش می‌تواند سازمان را در طراحی، توسعه، یکپارچه‌سازی، تست و استقرار نرم‌افزارهای کاربردی مرتبط با مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان یاری کند. همچنين، با پیاده‌سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار به ايجاد مدل تعالي در سازمان‌ها كمك مي‌شود.

رویه یکپارچه‌ای که مشاوران زاوش برای معماری کسب و کار با بهره‌گیری از روش‌ها، مدل‌ها، شاخص‌ها و ابزارهای به روز و معتبر بکار می‌برند، فاصله بین استراتژی و اجرای پروژه‌های مدیريت فرآیندهای کسب و کار را کاهش می‌دهد.

سيستم مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPMS)

سيستم مديريت فرآيندهاي كسب و كار (BPMS) يك حوزه جديد از زيرساخت‌هاي كسب و كار توانمند شده بواسطه فناوري اطلاعات را مي‌گشايد. اين سيستمها به سازمان‌ها كمك مي‌كنند تا فرآيندهاي خويش را شناسايي و گلوگاه‌ها را حذف كنند، هزينه‌ها را كنترل نمايد، فرآيندها را به حداكثر كارايي برساند و اثربخشي نيروي انساني درگير در فرآيندها را افزايش دهند. بواسطه اين سيستم‌ها شفافيت فرآيندهاي كسب و كار افزايش يافته سازمان كنترل بيشتري بر روي فرآيندها خواهد داشت. اين سيستم‌ها بين داده‌ها و فعاليت‌هاي سيستم‌هاي اطلاعاتي جزيره‌اي هماهنگي ايجاد نموده، به سازمان‌ها اين امكان را مي‌دهد كه تعاملات با مشتريان خود را به فرصت‌‌هاي كسب درآمد تبديل سازند. اين سيستم‌ها سازمان‌ها را در مدل‌سازي، پياده‌سازي و مديريت فرآيندهاي كسب و كار حياتي‌شان ياري مي‌كند و نیازهای کسب و کار را که سبب ایجاد ارزش برای سازمان می‌شوند در اولویت قرار می‌دهد.
مشاوران سيستم‌هاي پيشرفته زاوش، به سازمان ها كمك مي كند تا سيستم مديريت فرآيندهاي كسب و كار مناسب خود را انتخاب نمايند. زاوش ضمن شناسايي نيازمندي‌ها، وضعيت سيستم‌هاي اطلاعاتي موجود و فرهنگ سازماني اين قابليت را دارد كه گزينه‌هاي مناسب از ميان سيستم‌هاي مديريت فرآيندهاي كسب و كار مختلف موجود را معرفي كرده و با كمك سازمان بهترين گزينه را انتخاب نمايد.
پس از انتخاب نرم افزار مناسب، مشاوران سيستم‌هاي پيشرفته زاوش به سازمان ها كمك مي كند تا به شكل مطلوب پياده سازي نمايند. زاوش به سازمان‌ها كمك مي‌كند كه Application هاي مورد نياز خود را آنگونه كه مي‌خواهند به كمك فرم ها و Workflow هاي موجود در BPMS ها ايجاد كنند تا فرآيندهاي كسب و كار خويش را به نحو مناسبي پايش و مديريت كنند. مشاوران زاوش به سازمان‌ها كمك مي كند تا از طريق پياده سازي BPMS ها:
  • فعاليت‌هاي دستي خود را هماهنگ ساخته و مديريت كنند
  • هماهنگي ميان ذينفعان و دپارتمان‌هاي مختلف را ارتقا بخشند
  • شاخص‌هاي كليدي فرآيند را در لحظه پايش نمايند
  • اخطارهاي لحظه اي از استئناعات در فرآيندها را دريافت نموده و نسبت به آنها واكنش نشان دهند.
  • نسبت به مسائل و مشكلات عملياتي قبل از رخ دادن بواسطه تحليل هاي پيشگويانه آگاه شوند.
سایر خدمات