5 راه BPM برای کمک به موسسات مالی
در چند سال گذشته چالش های بی سابقه ای در صنعت خدمات مالی وجود داشته است. با فشرده تر شدن رقابت ها، موسسات مالی در یک جستجوی مستمر به دنبال راه های جدید برای تقویت کسب و کار خود برای دستیابی به رشد و سودآوری بیشتر هستند. اجرای برنامه ی روزانه‌ی آن‌ها متکی بر عملکرد بسیاری از فرآیندهای کسب و کار است که با هم در ارتباط می‌باشند که توسط کارمندان اجرایی و توسط سیستم های فن آوری اطلاعات پشتیبانی می شوند. استفاده از نظم و انضباط BPM برای اینکه فرآیندهای کسب و کار تا حد امکان موثر و یکپارچه شوند به سازمان ها کمک می‌کند که عملکرد خود را به بالاترین حد خود برسانند.
برخی از راه هایی که BPM به رشد کسب و کار کمک می‌کند عبارتند از :
1- بهبود بهره وری و زمان پاسخ گویی
در بررسی انجام شده در سال2013 توسط خدمات مالی ولترز کلوور، بیش از72 درصد از پاسخ دهندگان اذعان داشتند که مشتریان اسناد را به صورت دستی تکمیل می‌کنند، 74 درصد آن‌ها، یک فرآیند اتوماتیک برای جمع آوری اطلاعات تصویب وام ندارند، 81 درصد ارتباطات داخلی درباره معاملات پیگیری نمی‌شود، که به دلیل تلف شدن وقت مشتری، تاخیر در یک معامله، دسترسی ضعیف بین بخش ها به ناکارآمدی و ریسک قابل توجه می‌انجامد .
قرارگیری و استفاده از راه‌حل‌های BPM این مشکلات را توسط خودکار کردن و بهینه سازی فرآیندهای جریان کار حذف می‌کند. موسسات مالی گلوگاه‌های کمتری را در قسمت‌های وام دهی، نتیجه‌گیری سریع تر در زمان رسیدگی، کاهش زمان اجرا و پاسخ گویی بیشتر در خدمات به مشتری را تجربه می کنند. به دلیل اینکه کار اصلی موسسات مالی به طور مستقیم به تعداد معاملات وام‌هایی که انجام می‌دهد و مقدار زمانی که برای بستن هر وام مورد نیاز است بستگی دارد، بنابراین با استفاده از BPM می‌تواند به سود دهی بالاتری برسد.
2- فرآیندهای جریان کار ساده شده
بدون ثبت فرآیندهای موجود در ابتدا، توسعه طرح های بهبود فرآیند دشوار است. چگونه یک موسسه مالی بداند که کدام مناطق را برای بهبود به عنوان هدف قرار دهد، به خصوص اگر هیچ نقطه شروع روشنی وجود نداشته باشد؟
نظم و انضباطBPM می تواند به موسسات مالی در فرآیندهای طراحی برای سرمایه گذاری در زمان درست کمک کند. ثبت و تعریف هر مرحله در یک جریان کاری به سازمان ها اجازه می‌دهد که به طور مداوم فرآیندها را بهینه‌سازی کنند، این عمل به بهبود عملکرد کسب و کار برای رسیدن به اهداف و مقاصد می‌انجامد.
3-خدمات بهتر به مشتریان و رضایت
در حالی که به وضوح در این زمان موسسات مالی به چالش کشیده می‌شوند، موفقیت و یا شکست به این موضوع که چقدر آن‌ها برای به دست آوردن اطمینان مشتری تلاش می‌کنند بستگی دارد. بیش از هر زمانی موسسات مالی به این موضوع نیاز دارند که مشتریان را در مرکز هر کاری که انجام می‌دهند قرار دهند.
پیاده‌سازی یک برنامه BPM موفق، برای موسسات مالی قابلیت دید بهتر برای روند فرآیندها را فراهم می‌کند و به آن‌ها اجازه می‌دهد که به صورت فعالانه تغییرات بازار را شناسایی کنند و به آن ها پاسخ دهند. BPM یعنی کارمندان لازم نیست بارها درخواست email کنند، در میان پرونده ها جست و جو کنند ویا منتظر مدارک باشند. در نتیجه موسسات مالی بیشتر در تعامل با مشتری هستند، به سوالات آن‌ها سریع‌تر پاسخ می‌دهند، کاهش زمان در خدمات، کاهش خطاها و کاهش تمرکز بر کسب و کار درست مشتری محور انجام می‌شود که همه پیش‌نیازی برای رسیدن به سطح رضایت بالای مشتری هستند و زمانی که مشتری راضی باشد نتایج مثبت زیادی در کسب و کار به وجود می‌آید.
4- اهرم اطلاعات در زمان واقعی
دریک تحقیق خدمات مالی ولترز کلوور، بررسی 75 درصد از موسسات مالی نشان داد که آن‌ها برای اینکه بتوانند اوراق کسب و کار خود را پیگیری کنند صفحات گسترده اکسل خود را به صورت دستی به روزرسانی می‌کنند. عملکرد در این روش به معنای تصمیم گیری های مهم در منابع مالی دریافتی و یا فعالیت های وام دهی که در اکسل جمع‌آوری می‌شوند منسوخ شده است. علاوه بر این، موسسات مالی مسئول گزارش نادرست به هیئت مدیره در مورد فعالیت های وام دهی و همچنین فرصت‌های از دست رفته به دلیل عدم دید کافی در فرآیندهای وام‌دهی است.
BPM به سازمان‌ها در تمام جنبه‌های کسب و کارشان یک دید مناسب می دهد که این مطلب نه تنها باعث گرفتن تصمیمات بهتر بر اساس اطلاعات در زمان‌های واقعی می‌شود، بلکه به صورت مؤثر باعث می‌شود که آن‌ها بتوانند سیستم‌ها و فرآیندها را بر اساس اهداف اصلی کسب و کار خود سازمان‌دهی کنند.
5- مدیریت انطباق فوری
موسسات مالی که فرآیندهای کسب و کار آن‌ها باید اصلاح شود و به صورت مکرر به روز رسانی شود کاندیدای نخست برای اجرای BPM هستند. BPM تضمین می‌کند که اطلاعات درست در زمان و مکان مناسب برای تصمیم‌گیری‌های سازگارتر و مؤثرتر در دسترس است.
سازمان‌ها می‌توانند از BPM برای ساخت انطباق چارچوب‌های قابل اندازه‌گیری و تکرارشونده استفاده کنند. این کار نیاز به کنترل‌های دستی به صورت موقت را حذف می‌کند، باعث کاهش اشتباهات و به حداقل رساندن زمان و منابع شود. مهم‌تر از همه، BPM به تولید مستندات برای نشان دادن انطباق کمک می‌کند، که در طول حسابرسی یا بررسی نظارتی. می‌تواند زمان و پول قابل توجهی را ذخیره کند.