کشف فرایند کسب و کار

05 اردیبهشت
بازدید: 1401
کشف فرایند کسب و کار
کشف فرایند کسب و کار، اصولی برای تجزیه و تحلیل کسب و کار فعلی سازمان و کلید حیاتی سازمان‌ها در جهت فرایند محور بودن آن‌هاست، علاوه بر این کشف فرایند کسب و کار، راهی برای خلاصه نمودن عملیات روزانه و ارائه آن در سازمان ایجاد می‌نماید، که اعضای سازمان می‌توانند بواسطه آن، اطلاعات را تقسیم و دوباره استفاده نمایند. به بیانی دیگر کشف فرایند کسب و کار، اساسی برای تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار موجود در سازمان بوده که بهبود بیشتر آن در آینده سبب ساخته شدن مدل to be فرایندها می‌شود. دستور کار آن بگونه‌ای است که به بهبود فرایندها کمک می‌کند، فرایندهای as-is را تجزیه و تحلیل می‌نماید، فرصت‌های پنهان فرایند را کشف می‌نماید و در آخر تفکر فرایندی را سبب می‌شود. رویکردهای سنتی کشف فرایند کسب و کار شامل مصاحبه با مدیران کسب و کار مرتبط می‌باشد. مستندسازی و رسم نمودارها به صورت گام به گام، ورودی‌ها، خروجی‌ها، اهداف وقوانین و... که یک فرایند مشخص را کنترل می‌نمایند، به صورت تدریجی شناسایی می‌نماید. اقدامات اصلی پیش از رسیدن به نتیجه عملی که در انتها ترسیم می‌گردد، انجام می‌شود. این اقدامات شامل: تجزیه و تحلیل، تصحیح و بروزرسانی مدارک و روابط متقابل آن‌ها می‌باشد. اجرای دقیق رویه ذکر شده، براساس تکنیک سطح کارگاه (workshop) می‌باشد که گروه اکتشاف از آن استفاده می‌نماید. چالش‌های بسیاری بر کشف فرایند کسب و کار وجود دارد، این چالش‌ها شامل پیچیدگی سازمان، وجود اثرات متقابل، وجود اطلاعات ناقص و تکمیل نشده و تغییرات پویای کسب و کار می‌باشند. برخی از این چالش‌ها در سه بخش زیر مختصراً توضیح داده شده است:
پیچیدگی سازمان: ثبت، تجزیه و تحلیل، تصحیح و بروزرسانی همه قسمت‌های مصنوعی و روابط متقابلشان در سازمان شامل جزئیات بدیهی بسیار و وظایف وقت گیر است. در نتیجه این رویه جاری، تیم کشف فرایند را برای تشکیل یک دیدگاه جهانی کسب و کار منحرف می‌سازد.
عدم صحت اطلاعات: مدیران کسب و کار منابع مهم برای شیوه کار روزانه کسب و کار هستند. گرچه مدیران به خوبی درمورد سطوح بالای فرایندشان، خدماتی که دپارتمانشان به آن نیاز دارد و یا ارائه می‌دهد، آگاهی دارند، اما این بدان معنی نیست که به وضوح عملیات همه فرایندها را با جزییات بدانند. این اطلاعات ناقص ممکن است تحلیل‌گران کسب و کار را که بر تصمیم‌سازی مدیران مؤثر هستند، گمراه نماید.
کسب و کار پویا در مقابل کشف فرایند کسب وکار: امروزه سازمان‌ها نیاز به تطبیق با بازار در حال تغییر در همه زمان‌ها دارند. بدون یک رویکرد منعطف و شناسایی نتایج، گروه کشف فرایند، برای حفظ ردیابی تغییرات پویا با جزییات و حمایت مداوم و بروزرسانی فرایندهای نهایی مسئولیت سنگینی خواهند داشت.
اطلاعات روش‌های مختلف می‌تواند تسهیل فرایند BPD را موجب گردد. داده کاوی و رویکرد بنیاد مصنوع (artifact-based) از جمله اطلاعاتی هستند که برای موثرتر ساختن BPD بوسیله مانتیور کردن جریان تولید شده داده‌ها و مدارک سازمان تلاش می‌نمایند. گرچه استفاده از این تکنولوژی‌ها به تنهایی نمی‌تواند یک راه حل جامع برای BPD تشکیل دهد، اما فهم منطقی از طراحی کسب و کار سازمان ایجاد می‌نماید. باید توجه شود که، بدون ارتباطات کامل با مشارکان کسب و کار و دستورالعمل روش شناسی برای روش‌های موجود IT، نتیجه BPD به سمت خطا و انحراف متمایل می‌شود.

وظایف درگیر در کشف فرایند کسب و کار

وظایف درگیر در کشف فرایند کسب و کار شامل اعضای کشف، کارشناسان متخصص SME و تحلیلگران می‌باشد، که در ادامه توضیح مختصری از آن شرح داده شده است:
اعضای کشف: مجریان کلیدی، اسپانسرها، معمولاً مجری کسب و کار و منشور پروژه تجزیه و تحلیل کسب و کار هستند و برای حوزه‌های مربوطه و اهداف تصمیم گیری می‌نمایند. آن‌ها مشکلات کسب و کار را شرح داده، فرایندهایی که نیاز به کشف دارند را شناسایی می‌نماید و یک جدول زمانبندی برای کل فرایند منتشر می‌نماید. تضمین موفقیت کشف توسط اسپانسر بسیارمهم است، زیرا اسپانسرهای کلیدی قادر به تهیه احتیاجات منابع و اطلاعات موجود کسب و کار برای تجزیه و تحلیل هستند.
کارشناس متخصص SME (Subject Matter Expert): آن‌ها منابع اطلاعات درمورد فرایند می‌باشند. آن‌ها می‌توانند از مدیران کسب و کار یا کارمندان ردیف اول که هرروز وظایف فرایند را اجرا می‌نمایند، باشند و یا زمانی که فرایند به سختی اتوماتیک شده است، می‌توانند متخصصین IT باشند.
تحلیلگر: معمولاً شخصی است که زمینه مهندسی صنایع دارد. ممکن است از سازمان IT هم باشد. تحلیلگر مسئول تکمیل سازماندهی، تجزیه و تحلیل ارائه اطلاعات جمع اوری شده از SME است.

معرفی روش 3 لایه

است پیش از هرگونه توضیح درمورد روش‌های کشف فرایند کسب و کار سه مضمون که برای نزدیک شدن به آن نیاز است، اشاره شود:
1) تقسیم نمودن و تسخیر نمودن سیستم پیچیده کسب و کار سازمان برای ساده سازی مشکل کشف
2) هماهنگ سازی اطلاعات کلی و جزئی ایجاد شده توسط مدیران کسب و کار
3) کاهش مسئولیت برای بروزرسانی تدریجی و حفظ نتایج کشف به سبب تحول کسب و کار پویا و ایجاد یک رویکرد تصدیق منعطف برای قابل اطمینان سازی این نتایج.
انتخاب یک روش مناسب برای یک سازمان بسیار حیاتی می‌باشد. روش‌ها هرگز یکسان نیستند و یکی از روش‌های کاربردی روش 3 لایه (three-layered method) است. توضیح مختصری از این روش در ادامه بیان شده است. در روش 3 لایه، همانطور که از نامش برمی آید، شامل 3 لایه اصلی ترکیب کننده، لایه ادغام عملیات و لایه عملیاتی است. مختصری از این لایه‌ها در زیر بیان شده است:
  • لایه ترکیب کننده: حوزه اکتشاف را مشخص می‌نماید، اطلاعات کلی فرایندهای کسب و کار را به صورت منعطف بیان می‌کند و به تجزیه سیستم‌های کسب و کار برای حل پیچیدگی مشکلات سازمان کمک می‌کند.
  • لایه ادغام عملیات: با استفاده از الگوریتم ترکیب انجام می‌شود، ایده پایه‌ای کسب و کار ترکیب دهنده را برای کمک به تصمیم گیری قسمت به قسمت اجزای کسب و کار بسط داده و یک بیان منعطف برای نتایج کشف فرایند ایجاد می‌نماید. روابط متقابل در میان اجزای کسب و کار بواسط خدماتی که ارئه می‌نمایند، یک نقشه ماکروسکوپی برای ترکیب بعدی کسب و کار عملیات اساسی را تشکیل می‌دهد.
  • لایه عملیاتی: برای بدست آوردن دیدگاه کارمندان ردیف اول که در ارتباط مستقیم با فرایند هستند، استفاده می‌شود. این دیدگاه‌های محلی به عملیات‌های کسب و کار خلاصه می‌شود، که عناصر اساسی برای اجرای خدمات ارائه شده توسط اجزای کسب و کار می‌باشد.